一般社団法人日本ビジネスメール協会が、仕事におけるメールの利用状況と実態を調査した「ビジネスメール実態調査2020」を発表されました。
ビジネスメール実態調査は、仕事で使うメールの利用実態を明らかにすることを目的として、仕事でメールを使っている人を対象に、2007年から14年連続で一貫して行われている日本で唯一のビジネスメールの年次調査となっております。
一般社団法人日本ビジネスメール協会のメールテンプレートは、Re:lationのデフォルトテンプレートにも使われており、「伝わる」「伝える」ビジネスメールを広げるために様々な活動を行われています。
ここでは、調査結果の内容を踏まえて、いくつか考察を加えたいと思います。
コミュニケーション手段の第1位は「メール」（99.1%）
前年以上に、メールの割合が増えています。一方で、チャット（11.65ポイント増）、グループウェア（16.33ポイント増）と、新型コロナウイルス感染症拡大防止策の一環としてのテレワーク普及が後押しした結果として、全体的にデジタル化が進んでいる傾向が見られます。
メールの受信数は大幅に増加
一日のメールの受信数は、今年はテレワークの影響のためか、増加しました。複数のコミュニケーションツールが発展しているなか、メールの受信数までもが増えているという実態が見えてきます。
とりわけ、部長職のメール受信数が突出して多いことがわかります。経営層からの共有や依頼、部下からのメーリングリストやCCによる共有によって、メールの受信数の増大につながっているものと考えられます。
1日にメールを66分も読んでいる
上記のグラフは、メールを1通読むのにかかる平均時間です。
平均時間は1分19秒、先にみた一日のメール受信数の平均50.12通と掛け合わせると、66分。一日のうち約1時間、メールを読むことに費やしているになります。また、同じくメールを書いている時間を計算すると、1日に82分57秒メールを書いていることが資料から分かります。
年間でみると約500時間近い時間をメールに費やしていることが調査結果からは明らかになります。
メール業務を効率化するためのメール共有
年間約500時間費やされているメール関連の業務を、もっと効率化できれば、その時間分をより生産性の高い付加価値を生み出す業務に配分することが可能になります。
メール共有システムは、受信箱を共有することで、従来型のメール業務でのメーリングリストやCC、BCCといった共有の方法を無くすことができます。一人ではなかなか受信箱を整理できない、という人も、チームで管理することができるので、受信箱を常に整理し、必要なメールを必要な人が見られる状態を常に保つことができます。
メール共有システムを導入することで、管理職の受信メールがぐっと少なくなり、一日2時間の業務効率化ができたという事例もあります。
同時に、メールの添付忘れ、誤送信、返信忘れといったミス防止にもつながり、無駄な業務が発生しないばかりか、対応品質を向上させることでブランド力の向上にもつながります。
本調査結果も踏まえ、インゲージではより快適に皆様がビジネスメールを活用できるよう『Re:lation』及び『Re:lation for Biz』サービスを充実して参ります。